Tehnologia a luat un avânt important în ultimele decenii și vizează toate domeniile. Dacă pe vremuri informațiile confidențiale erau ținute în dosare și pe hârtii, în zilele noastre ele sunt stocate pe servere ce permit accesarea lor de oriunde există o conexiune la internet. Birocrația începe tot mai mult să fie înlocuită de sisteme digitale menite să organizeze date personale și să le facă tot mai accesibile. În cazul în care ai început un proces de digitalizare și nu știi ce e de făcut cu numeroasele documente vechi, trebuie să știi că acestea nu trebuie lăsate la voia întâmplării.
Iată care sunt pașii de urmat și ce poți face pentru a scăpa de actele ce conțin date personale și informații confidențiale:
Gestionează documentele
În primul rând e important să verifici pe cât posibil toate dosarele și să selectezi actele importante. Gestionarea documentelor în acest punct este crucială, căci altfel riști ca în timp să constați că ai rămas fără informații importante pentru companie. Organizează-le astfel încât să știi care sunt cele care merită păstrate și care sunt cele de care nu mai ai nevoie. Ulterior, acestea pot fi introduse într-un sistem digital și abia apoi distruse. Folosește etichete cu ani sau sortează-le în ordinea alfabetică și vezi ce este de păstrat și ce nu.
Folosește un distrugător de documente
După ce ai parcurs primul pas și ai decis care sunt actele de care nu mai ai nevoie, achiziționează un sistem de tăiere. Distrugătoarele de documente profesionale sunt potrivite pentru a scăpa de actele ce conțin informații confidențiale și de care nu mai ai nevoie. În funcție de tipul ales, acestea pot distruge hârtie, carton și chiar CD-uri sau DVD-uri. Dispozitivul are capacitatea de a tăia până la zece coli de hârtie simultan. Soluția unui distrugător de documente este cea mai la îndemână, pentru că procesul nu durează mult. Vei reuși astfel să eliberezi spațiul din birou. Există o legislație cu privire la protejarea datelor cu caracter personal, așa că nu arunca niciodată acte fizice la gunoi, cu gândul că nu le va găsi nimeni.
Digitalizează-ți compania și începe să stochezi datele și informațiile pe servere și în computere! În acest fel vor fi mai ușor de accesat și de protejat. Renunță la actele fizice și distruge-le în mod simplu și eficient cu ajutorul unui aparat special conceput pentru a tăia hârtie!
Modul în care reușești să-ți gestionezi informațiile este esențialul în secolul în care tehnologia este prezentă în orice domeniu. Digitalizarea este întotdeauna de bun augur, cu condiția să acorzi în același timp o atenție sporită metodei clasice prin care ai avut până acum acces la date și informații. Asigură-te că ai salvat toate documentele importante și abia apoi poți începe să faci curățenie în arhiva de acte fizice. Teancurile de dosare vor dispărea, lăsând un spațiu aerisit și încăpător. În același timp, toate datele importante ale angajaților sau clienților companiei vor fi stocate în siguranță și vor putea fi accesate mult mai simplu și mai rapid.
De ce documentele vechi trebuie distruse?
Sunt câteva motive clare pentru care documentele vechi trebuie distruse. De exemplu, actele ce conțin informații personale, precum CNP-uri, adrese și numere de telefon, pot reprezenta un cadru perfect pentru furtul de identitate. Așadar, nu le arunca în forma lor inițială, ci distruge-le.
Un mare avantaj al digitalizării este renunțarea la cantitatea mare de hârtie din care rezultă la un moment dat o cantitate însemnată de deșeuri. Companiile care au activitate de decenii au strâns cel mai probabil saci întregi cu documente, diverse formulare sau contracte de muncă ale angajaților. După ce aceste date au fost încărcate într-un sistem electronic și s-a realizat o arhivă digitală, acestea pot fi distruse.